Conditions Générales

Version du 28 septembre 2019

  1. Présentation
    - MediSPRING SCRL, une société ayant son siège situé au 16 place de l'Université ,1348 Louvain-La-Neuve (Belgique) et enregistrée avec le numéro d'entreprise 0697.560.553 (la « Société »)
    - Logiciel : Medispring (le « Logiciel »)
    - Service : la mise à disposition du Logiciel (le « Service »)
    - Site web : https://www.medispring.be/ (le « Site web »)
  2. Formation
    2.1 - Les présentes conditions générales (les « Conditions Générales ») s’appliquent à la convention (la « Convention ») conclue entre la Société et le client (le « Client ») et au travers de laquelle la Société fournit au Client le Service. La Société et le Client sont désignés individuellement comme une « partie » et collectivement comme les « parties » à la Convention.

    2.2 - Tous les éléments de prix et les caractéristiques du Service affichés publiquement (par exemple en ligne ou dans des brochures informatives) sont renseignés à titre purement indicatif. Seuls les prix et les caractéristiques repris dans l'offre communiquée au Client sont susceptibles d'engager la Société. La durée de validité de l'offre est de trente (30) jours sauf indication contraire dans l'offre.

    2.3 - Le Client accepte l'offre de Service, le cas échéant, en acceptant par écrit ou en renvoyant signé un bon de commande émis par la Société et qui reprend les caractéristiques principales du Service ou en confirmant par écrit à la Société (en ce compris par email) qu’il souscrit à l'offre de Service.

    2.4 - En acceptant l’offre, la Convention entre en vigueur, le Client consent à l'application des Conditions générales et renonce à l’application des dispositions contradictoires de ses éventuelles conditions générales d’achat ou de toute autre disposition éventuelle émanant du Client et qui, en l’absence de cet article, contreviendrait aux Conditions Générales. Toutefois, les dispositions qui seraient applicables en vertu de règles de droit impératif auxquelles le Client est soumis (telles que, par exemple, les règles d'attribution des marchés publics) prévalent sur les dispositions des Conditions Générales.

    2.5 - Si le Client est une personne morale, la personne qui accepte l’offre au nom du Client déclare être dûment autorisée par le Client pour engager le Client dans la Convention.

    2.6 - Le Client reconnaît :
    - qu’il n’est pas un consommateur dans la définition donnée conformément à la loi applicable ;
    - qu'il est dûment autorisé à exercer la profession de médecin ou représente une association constituée par des personnes dûments autorisées à exercer la profession de médecin.

    2.7 - Si le Client est établi en dehors de l'Espace Économique Européen ou dirige ses activités en dehors l'Espace Économique Européen, le Client s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que le Client est autorisé à utiliser le Logiciel et/ou à bénéficier du Service conformément aux lois applicables (en ce compris les lois applicables du pays dans lequel le Client est établi ou dans lequel il dirige ses activités).

    2.8 - Le Client déclare avoir obtenu toutes les éventuelles autorisations administratives ou professionnelles applicables à l'utilisation par le Client du Logiciel ou du Service dans les pays vers lesquels il dirige ses activités.
  3. Service
    3.1 - La Société s’engage à déployer ses meilleurs efforts correspondant au minimum à ce que le Client est en droit d’attendre d’une société d'informatique professionnelle pour fournir le Service avec qualité et rapidité.

    3.2 - L'offre décrit les principales caractéristiques du Logiciel. Si la Société propose un backup des données enregistrées sur le Logiciel, la Société exclut toute garantie de niveau de disponibilité et de niveau de restauration des données.

    3.3 - La Société crypte les données enregistrées sur l'espace cloud sécurisé à l'aide de clés privées stockées sur l'ordinateur de la personne chez le Client qui dispose du compte administrateur du Logiciel. Le Client reconnaît qu'il est seul responsable de la préservation de ses clés privées et dégage la Société de toute responsabilité en cas de perte, destruction ou compromission desdites clés. La Société veille à ce que l'utilisation des moyens de cryptage des données soit mise à jour de manière régulière en fonction des évolutions dans le domaine du cryptage.

    3.4 - La Société fournit un service de support sur le Logiciel, uniquement accessible par les moyens de communication indiquées sur le Site Web et uniquement aux jours et heures affichés sur le site Web.

    3.5 - La Société peut également offrir un service (à distance) d'installation du Logiciel et de migration des données vers le Logiciel. La livraison du service d'installation et de migration est réalisée lorsqu'un représentant de la Société confirme par écrit (en ce compris par email) que l'installation ou la migration a été accomplie.

    3.6 - La Société se réserve le droit d'interrompre en tout temps la disponibilité du Logiciel (ou d'une partie des fonctionnalités du Logiciel) pendant une durée limitée pour y effectuer notamment des activités de maintenance du Logiciel et moyennant un préavis raisonnable au Client.

    3.7 - La Société veille à héberger les données de santé des patients exclusivement sur des serveurs situés dans le territoire de l’Espace Économique Européen et conformément à la législation applicable en matière de protection des données (en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données) (le « RGPD »), en mettant notamment en oeuvre les mesures reprises dans sa déclaration de conformité au RGPD.
  4. Propriété intellectuelle
    4.1 - Durant toute la durée de la Convention, la Société octroie au Client, contre le paiement du prix, une licence non exclusive, non transférable et non cessible d’utilisation du Logiciel pour le monde entier et limitée au bénéfice des fonctionnalités auxquelles le Client a souscrit, sous réserve du paiement de l'intégralité du prix par le Client et du respect par le Client de ses obligations en vertu de la Convention.

    4.2 - Le Client s'interdit de :
    - modifier, reproduire, copier, emprunter, distribuer tout ou partie du Logiciel en dehors de l’utilisation normale des fonctionnalités du Logiciel auxquelles le Client a souscrit ;
    - créer des œuvres dérivées basées en tout ou en partie sur les éléments présents dans le Logiciel en dehors de l’utilisation normale des fonctionnalités du Logiciel auxquelles le Client a souscrit ;
    - inverser la conception ou l’assemblage ou de toute autre manière tenter de trouver le code source de tout ou partie du Logiciel ;
    - sous-licencier ou transférer de quelque manière que ce soit tout droit afférent au Logiciel.

    4.3 - Le Client reconnaît que le contenu, la structure et les fonctionnalités du Site web et du Logiciel en ce compris les textes, les images, les photos, les logos, les bases de données et tout autre élément d’information figurant sur le Site web ou sur le Logiciel sont protégeables par un ou plusieurs droits de propriété intellectuelle (en ce compris le droit d’auteur, le droit des marques le droit de protection du producteur de bases de données) dont la Société est le titulaire. Le Client s'interdit de les utiliser ou de les reproduire en dehors de l’utilisation normale des fonctionnalités du Logiciel auxquelles le Client a souscrit et s'interdit de supprimer ou d’adapter les références aux droits de propriété intellectuelle du Site web et du Logiciel.

    4.4 - Le cas échéant, la Société offre au Client la possibilité d'ouvrir un certain nombre de comptes à des utilisateurs leur permettant d'accéder à tout ou partie des fonctionnalités du Logiciel. Les utilisateurs doivent accepter les conditions d'utilisation du Logiciel préalablement à tout accès auxdites fonctionnalités du Logiciel.

    4.5 - Le Client se porte fort du respect par les utilisateurs des conditions d'utilisation du Logiciel. La Société se réserve le droit de suspendre et, le cas échéant, de révoquer la licence d'utilisation du Logiciel en cas de non-respect par un utilisateur d'une disposition desdites conditions d'utilisation du Logiciel.
  5. Prix
    5.1 - En échange de l'utilisation du Service, le Client paie à la Société le prix repris dans l'offre acceptée par le Client. Le prix doit, à défaut d'indication contraire, être compris comme libellé en euros (EUR) et hors application de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

    5.2 - En échange de l'utilisation du Logiciel ou de certaines fonctionnalités du Logiciel, le Client paie à la Société un prix (qui peut, le cas échéant, être calculé mensuellement, annuellement et/ou à l'utilisation (ou par utilisateur) et peut éventuellement comprendre par exemple des frais d'installation, de migration, de support et maintenance ou de traitement particulier). Le cas échéant, le Client informe la Société par écrit de tout changement par rapport à sa situation qui pourrait avoir une incidence sur le prix (par exemple, un changement dans le nombre d'utilisateurs du Logiciel ou dans l'utilisation des fonctionnalités).

    5.3 - La Société se réserve le droit d'ajuster le prix des fonctionnalités du Logiciel et du Service au début de chaque année civile en fonction de la formule suivante : Nouveau prix = Ancien prix * (0,2 + 0,8 * (Nouvel indice Agoria / Indice Agoria de base)) où (i) Ancien Prix : le prix fixé dans l’offre d’Abonnement ; (ii) Nouvel indice Agoria : l'indice Agoria applicable au mois de décembre précédant la date de l’ajustement de prix ; (iii) Indice Agoria de base : l'indice Agoria applicable au mois de décembre de l’année précédant l'entrée en vigueur de la Convention ; (iv) Indice Agoria : Indice Agoria pour les salaires de référence (moyenne nationale) consultable à l'adresse https://www.agoria.be/fr/Salaires-de-reference-tableaux-synoptiques.

    5.4 - La Société se réserve le droit de modifier à tout moment le prix du Service et en informe le Client par écrit. À défaut d'indication contraire dans l'information fournie au Client, le nouveau prix entre en application le premier jour du deuxième mois suivant la date de communication de la modification du prix. Le Client peut s'opposer à l'application du nouveau prix par l'envoi d'un écrit à la Société, ce qui a pour effet de résilier la Convention à la date d'entrée en application de la modification du prix.
  6. Paiement et facturation
    6.1 - La Société émet une facture reprenant le prix du Service et communique la facture au Client. Le Client règle les éléments de la facture immédiatement et au plus tard avant la date d'échéance (qui intervient, à défaut d'indication contraire sur le facture, trente (30) jours après la date de son émission).

    6.2 - La Société se réserve le droit d’appliquer sur tout montant dû à l’échéance d’une facture mais non reçu par la Société un intérêt au taux établi conformément à la Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, applicable dès la date d’échéance de la facture, ainsi qu’une éventuelle compensation pour couvrir les frais de recouvrement engagés.
  7. Responsabilité de la Société
    7.1 - Dans la mesure permise par la loi applicable :
    - la Société n’encourt aucune autre responsabilité que celle qui est expressément établie dans les Conditions Générales ;
    - la Société ne peut être tenue pour responsable vis-à-vis du Client que du fait de son dol, de sa faute grave ou de celle de ses préposés ou, sauf en cas de force majeure, du fait de toute inexécution des engagements essentiels qui font l’objet de la Convention ;
    - si la responsabilité de la Société devait engagée, la Société ne serait tenue de réparer que les dommages directs et ne pourrait en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects subis par le Client, ses représentants ou d’autres personnes concernées, survenus dans le cadre de l’exécution de la Convention tels que, par exemple, la perte de revenus, la perte de profits, la perte ou la compromission de données, la perte de clientèle, la perte de chiffre d’affaire, un dommage réputationnel, le manque à gagner ou l’augmentation de frais généraux, que la Société ait été avertie de la possibilité de survenance de tels dommages ou non ;
    - si la responsabilité de la Société devait être engagée, la responsabilité totale de la Société envers le Client en vertu de la Convention n’excédera pas le prix payé pour la part du Service pour laquelle sa responsabilité est engagée durant les douze (12) mois précédant la survenance du dommage.
  8. Durée et fin
    8.1 - La Convention naît au moment de l’acceptation de l'offre par le Client et est conclue pour une durée indéterminée (et, le cas échéant, pour la durée minimum reprise dans l'offre). Le Client reconnaît que la licence d'utilisation est renouvelée tacitement à la fin de chacune des périodes d'utilisation.

    8.2- Le Client peut à tout moment informer la Société par écrit de sa volonté non ambiguë de cesser son utilisation du Logiciel. Si le Client en informe la Société au plus tard deux (2) mois avant la fin de la période d'utilisation en cours, la Société révoque la licence d'utilisation à la fin de la période d'utilisation en cours. Si le Client en informe la société dans les deux mois précédant la fin de la période d'utilisation en cours, la Société révoque la license d'utilisation à la fin de la période d'utilisation commençant à la fin de la période d'utilisation en cours.

    8.3 - Le cas échéant, la Société accorde au Client une période d'essai (dont la durée est fixée par la Société) pour l'utilisation du Logiciel pour une période déterminée dans l'offre. Le Client qui n'informe pas la Société par écrit de sa volonté non ambiguë de ne pas prolonger son utilisation du Logiciel au-delà de la période d'essai confirme la souscription au Logiciel dans les conditions reprises dans l'offre. Dans tous les cas, la Société se réserve le droit d'interrompre l'utilisation du Logiciel après la période d'essai si le Client ne paie pas le prix lié à l'utilisation du Logiciel. Le cas échéant, la Société peut accorder une période d'essai pour l'utilisation par le Client du Logiciel. Si le Client décide de ne pas souscrire au Logiciel à la fin de la période d'essai, les données migrées et introduites dans le Logiciel seront supprimées.

    8.4 - La Convention prend fin automatiquement à la révocation de la licence d'utilisation pour quelque cause que ce soit. Dans la mesure permise par la loi applicable, la Société ne rembourse au Client aucun montant payé par le Client à la fin de la Convention (quelle que soit la cause de la fin de la Convention).
  9. Modifications
    9.1 - La Société se réserve le droit de modifier à tout moment tout ou partie des dispositions des Conditions Générales. La Société en informe le Client par la mise à disposition du Client de la nouvelle version du texte des Conditions Générales. À défaut d'indication contraire dans l'information fournie au Client, les dispositions de la nouvelle version des Conditions Générales s'appliquent à la relation contractuelle entre la Société et le Client le premier jour du deuxième mois suivant la date de leur communication. Si le Client s'oppose à l'application des dispositions de la nouvelle version des Conditions Générales, la Convention prend automatiquement fin le premier jour du deuxième mois suivant la date de leur communication (étant entendu que l'avant-dernière version des Conditions Générales continuera de s'appliquer à la relation contractuelle entre le Client et la Société jusqu'à la date de fin de la Convention).
  10. Communications
    10.1 - Les parties sont valablement informées ou notifiées par écrit des actions reprises dans la Convention (par exemple, la réception d'une facture, la réception du préavis de résiliation de la Convention, etc.) par email transmis à l'adresse email de la personne de contact renseignée dans la dernière facture émise par la Société, ou à défaut à l'adresse email de la personne de contact renseignée dans l'offre, ou à défaut une adresse email au travers de laquelle une partie (ou un de ses représentants) a interagi dans le cadre de l'exécution de la Convention.

    10.2 - Pour autant que de besoin, le Client reconnaît que la facture de la Société doit être considérée comme transmise au Client lorsqu’elle est communiquée par email à la personne de contact du Client.
  11. Annexes
    11.1 - Les annexes suivantes s’appliquent à la Convention :
    - confidentialité ;
    - traitement des données ;
    - dispositions standard.

    11.2 - Le Client peut à tout moment consulter les dispositions contenues dans toutes les versions (actuelles et anciennes) des Conditions Générales sur le portail juridique en ligne de la Société disponible à l'adresse https://medispring.companyon.eu/fr-be. Companyon SRL, une société de droit belge, garantit la reproduction à l’identique des informations enregistrées dans les différentes versions des Conditions Générales aux dates renseignées sous le titre desdites versions et telles que publiées sur le portail juridique de la Société.

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